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Viele Unternehmen verlieren heutzutage aufgrund ineffizienter Prozesse Geld. Sie werden intern von Mitarbeiter zu Mitarbeiter verlagert und in seltenen Fällen wachsen sogar ganze Abteilungen um sie herum. Sie werden von bestimmten Personen abhängig und erfordern Kenntnisse, die kaum dokumentiert werden. Die gesammelten Felddaten werden auf E-Mails und Speicheranbieter verteilt.

Daten sind das Gerüst vieler Unternehmen, und alle haben zweifellos Prozesse für ihre Erfassung, Speicherung und Verwaltung entwickelt. Diese Prozesse wuchsen mit dem Unternehmen und wurden bei Bedarf erweitert, um den kontinuierlichen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden, was sie teuer und unskalierbar machte. Einige Felddatenerfassungssysteme, die auch heute noch verwendet werden, bestehen aus buchstäblich Tonnen von Papier und Hunderten von Stunden manueller Arbeit pro Jahr. Die Daten werden mit einem Stift und einem Papierformular gesammelt, in Hauptbüchern und dann in Archiven organisiert. Recherchen sind selten, vor allem weil sie von Hand durchgeführt werden müssen. Und es gibt natürlich auch Beschädigungen des Papierformulars, es geht verloren oder man kann es wegen schlechter Schrift nicht lesen. Selbst wenn es sich um ein Stück Software handelt, müssen die Daten manuell eingegeben und ausgetauscht werden.

Alle oben genannten Ineffizienzen tragen direkt oder indirekt zu den hohen Kosten bei, die mit der Erhebung, Nutzung und Weitergabe von Felddaten verbunden sind. Einige Unternehmen haben Vollzeitbeschäftigte, deren Hauptaufgabe darin besteht, die Daten zu organisieren und weiterzuleiten. Ein modernes Datenerhebungssystem sollte diese unnötigen Kosten vermeiden. Es sollte on- und offline funktionieren, falls es in unwegsamen Gebieten eingesetzt wird. Formulare sollten sich in der Genehmigungskette problemlos auf und ab bewegen. Es sollte sicher gehostet werden und von überall her zugänglich sein. Die Sammelformulare sollten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein.

Jedes Unternehmen wird schließlich die alten, langsamen, ineffizienten Felddatenerfassungsprozesse ersetzen. Es wird einige Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, um papierlos zu werden, aber die damit verbundenen Kosten betreffen alle Unternehmen, und jeder muss sich irgendwann einmal damit auseinandersetzen.

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